こんにちは。さとしです。
レストランサービスマン的情報管理の技術というタイトルでお話します。
これ、割と大事なことで、情報をストック＆活用できるかどうか？って今後の自分の仕事の明暗を分けると言っても過言じゃないと思っています。
先日こんなツイートをしたんですけど
うちの料理人がExcelに一個ずつルセットを書いては、保存して、保存したものがどこに行った？とか、無駄に時間かけてる
— さとし@プロレストランサービスマン (@satoshi_prosv) February 1, 2020
そんなのEvernoteに放り込んでおけば一発で検索できるし、スマホからアクセスできるし、秒で共有できるのに…
と思って教えてあげても使わない
リテラシーが低いと人生損する
飲食業界の人って本当にこの辺の知識が疎い気がしてならないんです。
少なくとも、僕が今まで出会ってきた飲食業界の人たちで、デジタルを活用して情報管理をしている人を見たことありません。
ってことで、今日は僕が普段やっている情報管理の技術についてお話します。
…これ、ぶっちゃけ有料noteでもいいんじゃないかって思ってる…
1、デジタル媒体ではEvernoteがおすすめ！
上記のツイートにも出てきましたけど、Evernoteを知っていますか。
クラウド上に情報を管理することのできるサービスで、テキスト、画像、音声、動画など保存することが出来るサービスです。
2、Evernoteのプラン
プランは三つあって
・ベーシックプラン…無料
・プレミアムプラン…月額600円
・法人向けプラン…月額1000円
基本的には無料で使うことが出来ます。
無料のベーシックプランでは、データを同期できる端末は2つまでと制限されています。
毎月アップできる容量は60MB。
テキストの文字数だけであれば30,000,000文字。
最近のスマホの写真データなら30枚くらいでしょうか。
30枚というと少なく感じるかもしれませんが、毎日一枚撮ってアップするだけなら無料で使えるという事です。
一方、プレミアムプランは同期できる端末に制限はありません。
僕はプレミアムプランです。
スマホ、会社においてある自分のパソコン、家のパソコン、タブレットの4つで同期しているのでどこでも見ることが可能です。
毎月にアップできるデータは10GBです。
ぶっちゃけた話、僕が毎月アップしている要領はほぼテキストだし、容量的には無料で十分なのですが、あんまりけちけち考えて使いたくないのでプレミアムプランにしています。この辺は個人の考え方でいいのではないでしょうか。
法人プランに関してはちゃんと見ていないので知りません。知りたい人は調べればいくらでも出てきます。
3、Evernoteの中身
この辺は無料だし、一度使ってみるのが早いと思いますが、僕がEvernoteでとても優れていると思うのは“管理のしやすさ”です。
Evernote上には「ノート」「ノートブック」「スタック」という分類があります。
ノートという名前がわかりにくいのですが、僕の中では「一枚のルーズリーフ」というイメージです。
ノートブックは同じカテゴリーでまとめたノートの集合体。
スタックはさらに大きな枠でノートブックを集めた集合体です。
例えば僕だと
スタック→メモ
ノートブック→仕事メモ、カラダメモ、学習メモ…
ノート→備忘録、2020年2月13日カラダデータ、1月に読んだ本まとめ…
と言った具合に管理してあります。
自分なりの分類を作成してまとめることが出来ます。
また、各ノートにタグ付けも出来るので、いちいち分けるのがめんどくさいという人はタグ付けだけでも十分です。
4、サービスマンとしてどう使う？
Evernoteは完全に外部脳として機能します。
つまり、どんなもんでも手あたり次第突っ込んでいけば後でかなり役に立ちます。
僕が“サービスマンとして”Evernoteに突っ込んでいるのは
・顧客情報
…これは来た人全員というよりは仲の良い顧客が中心です。
来店した人の情報に関しては会社の端末に入力があるので、「個人のお客様」という範囲でいろいろ情報を突っ込んでいます。
ただし、万が一情報漏洩…なんて話になったらシャレにならないので、入れておくのは、ひらがなでの名前、メールアドレス、食べた物、趣味嗜好、会話の中身くらいです。
・名刺
…頂戴した名刺はEvernoteに突っ込みます。
「名刺」というノートブックを作成しているの、ひたすらそこに入力します。
入力と言っても、写真に撮るだけで名刺の全てを読み取ってくれるので便利です。
・食材メモ
…これは個人的にやっていることですが、旬の物で聞きなれない食材や、特別な産地の食材、シェフのストーリーなどをどんどん突っ込んでいきます。
翌年に同じ食材を使うことになったら、パッと思い出すことが出来るのでとても便利です。
・気づきメモ
…これはサービスマンとしても、個人としても活用していますが、その日に気づいたことや、あー、メモしておいた方がいいな。と思うことをメモします。
いちいちEvernoteを立ち上げて、新規ノート開いて…ってめんどくさい時もあるので、僕は互換性のある「BridgeEver」というアプリを使っています。
これはパッと開くといきなりノートを立ち上げることが出来ます。秒です。
そこにポツポツ打ち込んで、送信するだけで、Evernoteにノートとして反映される優れもの。
テンプレートも入力することが出来るので、そこに目標を打ち込んでおけば、毎日BridgeEverを開くたびに目標を目にすることが出来るのでお勧めです。
5、アナログとの使い分け
僕も初めの方は使い方が定まらず、迷走しました。
同じようなことを書いたり、二度手間になったり…
Evernoteは自由度が高いので、使いこなせないと嘆く瞬間もあるかもしれません。
でも、逆に言えば「自由なんだから好きなようにつかえばいいんじゃね？」ということです。
僕の場合、Evernoteは完全に「保管庫」です。
自分が必要だな、メモしたいな。と思ったことをひたすら突っ込んでいく場所。
気が向いたときに整理して、見返して。
手帳は自分の毎日の考えや、出来事をまとめる場所なのでより深い場所です。
心を整理するために使ったりもします。
少し時間をかけて「書く」場所というイメージですね。
Evernoteに思い付きや学んだことを放り込んでおいて、それを元に手帳に書いたりすることもあるので、かなり相性はいいと思っています。
まとめ
Evernoteに限らずこの手のクラウドサービスは調べればいくらでも出てきます。
いちいち会社のパソコンのエクセルにまとめて…そこから一個ずつ探して…なんて本当に時間も手間ももったいないので、使える物は使っていきましょう。
世の中にはいろんな便利なものがあるので、使わないと損です。
まずはEvernoteをダウンロードして触ってみましょう。
あなただけの使い方が見つかるかもしれません。
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